Pengantar

Pada 5 Oktober 1961, Konvensi Penghapusan Legalisasi Terhadap Dokumen Publik Asing (“Konvensi Apostille”) telah disepakati. Konvensi Apostille bertujuan untuk menghapus rantai proses legalisasi dokumen public dan menyederhadakan prosesnya melalui penerbitan sertifikat autentifikasi.

Sejalan dengan asas diundangkannya UU Cipta Kerja, Indonesia berupaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mendukung kemudahan berusaha dengan mengaksesi Konvensi Apostille. Konvensi Apostille diaksesi melalui Peraturan Presiden Nomor 2 tahun 2021 mengenai Pengesahan Convention Abolishing The Requirement of Legalization for Foreign Public Documents (“Perpres No. 2/2021”) pada 5 Januari 2021.

Artikel ini membahas secara singkat mengenai (i) Apostille, (ii) jenis dokumen yang dianggap sebagai dokumen public dalam Konvensi Apostille, (iii) pejabat yang ditunjuk untuk menerbitkan Sertifikat Apostille, dan (iv) perbedaan prosedur sebelum dan setelah Konvensi Apostille.

Apostille: Satu-Satunya Formalitas yang Diperlukan

Konvensi Apostille menyederhanakan rantai proses legalisasi terhadap dokumen publik. Satu-satunya formalitas yang dipersyaratkan untuk mengesahkan (i) keaslian tanda tangan, (ii) kapasitas penandatangan, dan (iii) identitas segel atau cap yang dibubuhkan, adalah dengan menambahkan sertifikat yang dikenal sebagai “Sertifikat Apostille” (“Apostille”). Sertifikat Apostille diterbitkan oleh Otoritas Berkompeten (sebagaimana dijelaskan dibawah) atas permohonan dari orang yang menandatangani dokumen tersebut atau pembawanya.

Secara umum, Sertifikat Apostille diterbitkan secara tercetak. Namun, dimungkinkan juga Sertifikat Apostille diterbitkan secara elektronik (“E-App”). Beberapa Otoritas Berkompeten di beberapa negara menerbitkan E-App bagi dokumen public yang diterbitkan secara elektronik.

Penerbitan E-App bisa juga diterbitkan oleh Otoritas Berkompetan di Indonesia, karena beberapa dokumen publik (seperti: dokumen pertanahan, dan NIB) dapat diterbitkan dalam bentuk elektronik dan penggunaan tanda tangan elektronik telah dikenali.

Lingkup Dokumen Publik

Pertama-tama, perlu ditentukan mengenai apa saja yang dapat dikatakan sebagai dokumen publik? Berdasarkan Panduan Konvensi Apostille, konsep dari dokumen publik dimaksudkan untuk ditafsirkan secara luas. Pada pokoknya, setiap dokumen yang diterbitkan oleh orang yang bertindak atau dalam kapasitasnya sebagai pejabat yang berwenang (bukan sebagai individu) merupakan dokumen publik.

Konvensi Apostille tidak mengatur secara lengkap dokumen-dokumen apa saja yang merupakan dokumen publik. Namun, Konvensi Apostille memberikan petunjuk mengenai jenis dokumen yang diperlakukan sebagai dokumen publik, yaitu:

  1. Dokumen yang berasal dari suatu otoritas yang berkaitan dengan pengadilan atau tribunal Negara, termasuk yang berasal dari penuntut umum, panitera pengadilan atau jurusita (huissier de justice)
    Dalam Lampiran Perpres No. 2/2021, Pemerintah Republik Indonesia menyatakan lebih lanjut bahwa dokumen yang diterbitkan oleh kejaksaan sebagai lembaga penuntutan di Indonesia, tidak termasuk dalam dokumen public yang persyaratan legalisasinta dihapuskan berdasarkan Konvensi Apostille.
  2. Dokumen administratif
    Dokumen administratif yaitu dokumen yang diterbitkan oleh pejabat administratif. Beberapa contoh dari dokumen administratif adalah (i) sertifikat kelahiran, kematian, dan perkawinan, (ii) sertipikat hak atas tanah, (iii) sertifikat pendaftaran hak kekayaan intelektual, atau (iii) dokumen berkenaan dengan pendidikan.
  3. Dokumen yang dikeluarkan oleh notaris
    Di Indonesia, notaris merupakan pejabat publik. Dengan demikian, setiap instrument atau akta yang dibuat oleh notaris yang menggambarkan kewajiban hukum atau secara formal mencatat atau memverifikasi setiap perbuatan yang telah dilakukan atau disepakati merupakan dokumen publik.
  4. Sertifikat resmi yang dilekatkan pada dokumen yang ditandatangani perseorangan dalam kewenangan perdatanya
    Konvensi Apostille tidak memberikan definisi mengenai sertifikat resmi. Konvensi Apostille memberikan beberapa contoh, seperti (i) sertifikat yang mencatat pendaftaran suatu dokumen atau keabsahan dokumen tersebut sejak tanggal tertentu, atau (ii) pengesahan tandatangan secara notarial.
Read Also  Contractor’s Claim under FIDIC Contract: Contractual Time Limit v Statute of Limitation

Meskipun demikian, Konvensi Apostille juga menjelaskan jenis-jenis dokumen yang tidak termasuk dalam lingkup dokumen publik. Konvensi Apostille tidak berlaku:

  1. dokumen yang ditandatangani oleh pejabat diplomatic atau konsuler
    Berkenaan dengan jenis dokumen ini, dokumen dimaksud secara umum dianggap sebagai dokumen asing di negara tempat dokumen tersebut ditandatangani. Menerapkan Konvensi Apostille terhadap dokumen ini adalah kurang tepat. Sebagai contoh, setelah pejabat diplomatic pada kedutaan besar Belanda di Indonesia menandatangani suatu dokumen, dokumen tersebut akan dikirimkan ke Otoritas Berkompeten di Belanda untuk dilakukan apostille. Prosedur mana yang seharusnya tidak lagi diperlukan.
  2. dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan komersial atau kepabeanan
    Konvensi Apostille juga tidak berlaku untuk jenis dokumen dimaksud. Pada pokoknya, dokumen-dokumen dimaksud tidak memerlukan legalisasi apapun dengan tujuan untuk menyederhanakan formalitas impor dan ekspor serta dokumen persyaratannya. Dengan demikian, menerapkan kewajiban apostille terhadap dokumen-dokumen tersebut akan berakibat pada kemudahan aktivitas perdagangan internasional.

Otoritas Berkompeten

Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, Sertifikat Apostille diterbitkan oleh otoritas berkompeten, yaitu pejabat yang ditunjuk untuk melakukan fungsi berkenaan dengan Apostille (“Otoritas Berkompeten”). Fungsi dari Otoritas Berkompeten berkenaan dengan Apostille, yaitu:

  1. memverifikasi keaslian dokumen publik;
  2. menerbitkan Sertifikat Apostille; dan
  3. mencatat setiap Sertifikat Apostille yang diterbitkan.

Sampai dengan saat ini, Otoritas Berkompeten di Indonesia belum ditunjuk oleh Pemerintah Indonesia. Penunjukkan Otoritas Berkompeten Indonesia wajib diberitahukan kepada Kementerian Luar Negeri Belanda pada saat yang sama dengan penyimpanan instrument aksesi. Setiap perubahan atas Otoritas Berkompeten juga wajib diberitahukan.

Sebelum v Sesudah Konvensi Apostille

Sebelum aksesi Konvensi Apostille, Indonesia membedakan proses legalisasi atas dokumen public berdasarkan tempat dimana dokumen tersebut dibuat dan tempat dimana dokumen tersebut akan digunakan, sebagai berikut:

  1. Untuk dokumen yang dibuat di Indonesia dan akan digunakan di luar negeri, dokumen tersebut wajib terlebih dahulu dilegalisasi oleh pejabat yang ditunjuk pada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia sebelum dilegalisasi oleh pejabat pada Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri (“Konsuler Ditunjuk pada Kemenlu”).
  2. Untuk dokumen yang dibuat di luar negeri dan akan digunakan di Indonesia, dokumen tersebut terlebih dahulu dilegalisasi oleh pejabat yang ditunjuk pada Kedutaan Besar Republik Indonesia sebelum dilegalisasi oleh Konsuler Ditujuk pada Kemenlu.
Read Also  Perubahan Tata Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan Secara Daring

Setelah aksesi Konvensi Apostille berlaku, proses legalisasi sebagaimana dimaksud di atas dihapuskan dan disederhanakan melalui Apostille.

Berikut merupakan flowchart yang menggambarkan secara singkat proses Apostille:

image apostille convention

Tindak Lanjut

Pelaksanaan Konvensi Apostille di Indonesia mulai berlaku pada hari keenam puluh setelah instrument aksesi disimpan oleh Kementerian Luar Negeri Belanda. Pada saat penyimpanan, Pemerintah Indonesia juga harus memberitahukan siapa yang akan menjadi Otoritas Berkompeten di Indonesia.

Hal pertama yang perlu dilakukan Pemerintah Indonesia adalah menunjuk Otoritas Berkompeten. Penunjukkan Otoritas Berkompeten perlu mempertimbangkan kondisi geografis Indonesia yang luas. Dengan demikian, mungkin lebih baik untuk menunjuk Otoritas Berkompeten pada setiap kota untuk memberi kemudahan akses bagi setiap orang yang tinggal di daerah pelosok.

Lebih lanjut, peraturan implementasi dari Konvensi Apostille juga perlu diterbitkan oleh Pemerintah Indonesia (“Peraturan Implementasi”). Peraturan Implementasi dapat menguraikan lebih lanjut jenis-jenis dokumen apa saja yang dapat dikategorikan sebagai dokumen public beserta pengecualiannya. Peraturan Implementasi juga dapat mengatur bahwa lembaga peradilan wajib mengakui keabsahan dokumen publik yang dibuat di luar negeri yang telah dilengkapi dengan Sertifikat Apostille.

Kevin Samuel Fridolin Manogari